Webbansvariges guide till webböversynen – Del 1

Vi har på min arbetsplats under ett eller två år arbetat med en metodik för att se över struktur och innehåll på webbplatsen som vi kallar för webböversyn. 

Jag tänkte nu att med hjälp av bloggen beskriva på vilket sätt vi arbetar med webbplatsen här i Örebro med ett speciellt fokus på den metodik som vi kallar för webböversyn. Jag kommer även dela med mig av ”verktyg” och dokument som jag använder i ett webböversynsarbete.

Webböversynens sju steg

Metodiken består egentligen av sju steg och jag kommer i ett antal bogginlägg försöka att gå igenom var och ett av dem. Hittills har vi haft som mål att en webböversyn sker över ett verksamhetsår.

De sju stegen är: 

  1. Startmöte mellan webbansvarig och enhetschef
  2. Arbeta fram ett nytt förslag på struktur
  3. Strukturen går på remiss hos enheten
  4. Besluta nya strukturen
  5. Arbeta med innehåll och texter
  6. Publicera struktur och innehåll
  7. Förvalta

För att försöka sätta metodiken och tankesättet i en tydligare kontext tänkte jag i detta inlägg berätta mer om bakgrunden till varför vi arbetar som vi gör.

”Nya” webbplatsen lanserades 2010

Vi lanserade våra nuvarande externa webbplatser hösten 2010. Jag hade precis tagit examen från Örebro Universitet när jag snabbt och plötsligt fick rycka in som projektledare för Länsstyrelsen i Örebro läns införande av den nya webbplatsen.

Ett av mina uppdrag blev att ansvara för att innehåll från den gamla webbplatsen migrerades till den nya. Så här i efterhand är jag inte speciellt nöjd med resultatet av den migreringen eftersom det faktiska resultatet blev att vi bara flyttade över den gamla webbplatsen till den nya. Inget stort struktur eller innehållsarbete gjordes. 

Det har gjort att vår webbplats upplevts som:

  • Stor och spretig
  • Innehållet känns inte uppdaterat
  • Svårt att hitta rätt via struktur och sök

Grundproblemet som vi bara lassade över från den gamla webben till den nya var att vi strukturerade webbplatsen mer efter vår interna organisation än besökarnas behov. Vi har haft ett tydligt så kallat inifrån och ut perspektiv.

Huvudansvar för webbplatsen

När jag sedan hösten 2011 fick huvudansvaret för webbplatsen var detta en av de saker som jag funderade kring. Ganska snart kom jag fram till att det största ansvaret för att uppdatera och förvalta webbplatsensinnehåll låg på själva verksamheten och våra enheter. 

Orsakerna till detta som jag ser är:

  • Det är handläggarna som har kompetensen kring sakfrågorna på webbplatsen. Inte kommunikatörerna eller webbredaktörerna
  • Handläggarna har koll på vad som händer inom varje sakområde. Inte kommunikatörerna eller webbredaktörerna
  • Det är handläggarna som faktiskt har kontakt med våra ”användare” varje dag. Oftast genom mail eller telefonsamtal. Inte kommunikatörerna eller webbredaktörerna.

Med andra ord kom jag fram till att jag som webbansvarig bara kunde sitta och rulla tummarna och luta mig tillbaka… Nej så var det självklart inte.

En tydligare roll som webbansvarig

Det jag kom fram till var att jag måste ta en tydligare roll som webbansvarig och visa vilket stöd vår kommunikationsenhet kan ge när det gäller arbetet med webbplatsen. Det är verksamheterna och enheterna som ansvarar för innehållet men i min roll som webbansvarig ska jag ta ansvar för webbplatsen som enhet och se till att vi har en så bra webbplats vi bara kan ha.

För min del innebar det att jag skulle:

  • Ställ högre krav på det som publiceras på webbplatsen och utgå från E-delegationens webbriktlinjer.se som stöd
  • Jobba tätare med webbredaktörerna och ge dem stöd och avlastning i deras vardagliga webbarbete (det kan jag skriva en egen bloggpost om)
  • Arbeta för att ge en tydligare bild av vilka som är våra användare på webbplatsen och vilka behov de har. Arbeta utifrån och in istället för tvärtom. Webbplatsen ska utgå från besökarnas behov.

”Vi riktar oss till alla” – Vikten av att använda en effektkarta

Ett annat problem som jag ofta stötte på i mina dialoger kring webbplatsen var att det var väldigt svårt att få verksamheterna och webbredaktörerna att prioritera vilken målgrupp informationen på webbplatsen egentligen riktade sig till.

Svaret blev ofta:

”Ja det är väl allmänheten, press, skolklasser kanske… studenter. Ja vi riktar oss väl till alla egentligen”.

Ett mardrömssvar för en kommunikatör. J

Jag har sedan min studietid var väldigt förtjust i Harrold Lasswells (1902-1978) tidiga teori kring kommunikation och ofta applicerat den på mitt arbete med webbplatsen och sociala medier.

  • Vem säger vad? – Vem är avsändare och vad är budskapet? (Länsstyrelsen i Örebro, hos oss kan du söka stöd)
  • I vilken kanal? – Vilket medium ska vi använda oss av? (Vår externa webbplats)
  • Till vem? – Vem är mottagaren/målgrupp för budskapet? (Lantbrukare i länet)
  • Med vilken effekt? – Vad är det vi vill uppnå med kommunikationen? (Färre telefonsamtal och fler som gör korrekta ansökningar)

Lasswells teori går ut på att du med hjälp av kommunikation kan du uppnå en effekt på mottagaren beroende på vilken kanal du väljer att kommunicera i. Kommunicerar du på samma sätt i alla kanaler kommer effekten bli annorlunda beroende på kanalen.

Med koppling till detta blev det utkast på en effektkarta som tagits fram inom webbförvaltningen ett bra stöd i dialogen med verksamheterna när det gäller synen på strukturen på webbplatsen och innehållet. (Vad är det vi ska kommunicera på den externa webbplatsen och till vem? Vad vill vi uppnå?)

Mer beskrivning av hur kommer jag berätta mer om i ett framtida inlägg.

I nästa inlägg

I nästa inlägg kommer jag berätta mer om hur vi startar en webböversyn och hur viktigt det är att prioritera vilket innehåll vi ska arbeta med. Det finns nämligen en risk att arbetet blir för stort.

Har du några frågor, kommentarer eller önskemål på saker jag ska ta upp i denna serie får du mer än gärna lämna en kommentar på det här inlägget!

Annonser

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google+-foto

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s